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In questa seconda parte dell’articolo parlerò di software per eventi.

Riprendo brevemente quanto scritto nella prima parte di questo articolo “Come gestire gli eventi con Claris FileMaker“: ho spiegato come gestire due flussi di lavoro: le attività che compongono un evento e la registrazione dei partecipanti. Per fare questo ho utilizzato come esempi due applicazioni FileMaker gratuite, pronte all’uso e modificabili liberamente.

Qui parlerò di alcune funzioni di Bizmaker® Event Manager, un software per eventi basato su Claris FileMaker. Questo software per eventi risponde all’esigenza di gestire alcuni flussi di lavoro evitando i colli di bottiglia. Essi sono:

• creare una lista di invitati;
• creare dei gruppi;
• inviare email personalizzate di invito;
• gestire gli accrediti all’evento;
• gestire le pubbliche relazioni;
• pre-assegnare i partecipanti al tavolo o alla sotto-sessione;
• gestire la richiamata telefonica;
• ricevere registrazioni all’evento direttamente dal web.

Gestire gli inviti negli eventi per comunicazione e marketing

Con i due software citati nella prima parte dell’articolo puoi gestire solo gli eventi basati su una lista chiusa di invitati. È il caso di un evento aziendale, cui sono invitati di solito dipendenti e collaboratori. L’organizzatore quindi parte da una lista definita (chiusa) e non è possibile che altre persone esterne all’organizzazione si iscrivano all’evento.
Cosa accade se, invece, devi organizzare un evento a scopo di comunicazione e marketing aperto a tutta la tua mailing list?

Negli eventi di comunicazione e marketing uno dei flussi di lavoro è la gestione degli inviti, che ricade sotto la fase di promozione dell’evento. Non ti basterà registrare chi desidera partecipare all’evento. Vorrai predisporre una lista di persone da invitare, inviare loro l’invito formale, ricontattarle per sollecitare l’adesione e – solo alla fine – ottenere e registrare una risposta del tipo “sì, parteciperò” oppure “mi spiace, non posso esserci”.
I software per eventi citati nella prima parte dell’articolo sono ora insufficienti: non permettono di gestire liste di possibili partecipanti né di inviare email di invito né di gestire il recall.

Vediamo ora come creare una lista di invitati con Bizmaker® Event Manager, un software per eventi appositamente progettato.

Creare una lista di invitati con un software per eventi

In questo paragrafo mostrerò, con due brevi video, due modi per creare delle liste di possibili partecipanti ad un evento.
Immaginiamo di dover organizzare l’evento di inaugurazione di un nuovo stabilimento o di nuovi uffici o di una nuova linea di produzione. Vorrai invitare tutti i tuoi clienti e forse anche i potenziali clienti, per conoscerli meglio e offrire l’opportunità di familiarizzare con la tua organizzazione.

Creare una lista sulla base di una ricerca

Tipicamente clienti e potenziali clienti stanno in una lista contenitore, idealmente in un software CRM. In Bizmaker® CRM hai almeno due modalità per identificare una lista di possibili partecipanti: il primo modo è eseguire una ricerca sulla base di criteri definiti e memorizzarla per richiamarla in un secondo momento.
Il criterio è un’informazione comune a tutti i possibili partecipanti: per esempio la loro collocazione geografica come l’avere la sede in Lombardia oppure appartenere ad un certo settore merceologico come la lavorazione del legno.
Una volta eseguita la ricerca puoi salvarla e richiamarla successivamente. Essa è basata su dei criteri e, se in un secondo momento aggiungi un nuovo cliente con gli stessi criteri (sede in Lombardia o settore legno), la successiva ricerca mostrerà anche questo cliente appena aggiunto. Guarda la procedura in questo video.

Creare una lista personalizzata: salva come “snapshot link”

Non sempre i criteri con cui costruire una lista di invitati sono tabellati in un campo particolare. Un modo alternativo per creare una lista personalizzata è selezionare i partecipanti sulla base di criteri estemporanei ovvero sulla base di informazioni qualitative.
Procedi così: parti dall’elenco completo, ometti i record che non ti interessano ed ottieni finalmente la tua lista personalizzata.

Per memorizzare la lista così ottenuta dovrai salvare i record come “snapshot link”. Con questo comando otterrai un piccolo file, che salverai in una cartella: cliccandoci sopra in un secondo momento otterrai esattamente la stessa lista di nominativi, indipendentemente dalle modifiche che apporterai in seguito ai singoli record. Guarda la semplice procedura in questo video.

Questi sono due modi per generare una lista di invitati senza dover ricompilare nomi: creare liste che contengono copie dei dati originali è infatti una delle attività ripetitive che possono generare errori – per distrazione – o costringere a sforzi di ricontrollo che, con i software per eventi, possiamo risparmiarci.
In questo modo i nomi restano sempre nello stesso software per eventi come Bizmaker® Event Manager, non vengono esportati e trattati altrove con rischi di errori di digitazione o perdita di dati.

Creare un gruppo

Con Bizmaker® Event Manager puoi creare Gruppi di persone. Ogni persona può appartenere a più di un gruppo, senza limitazioni. Creare un gruppo è un altro modo per creare una lista, con la differenza che il gruppo non dipende da criteri di ricerca e non richiede l’accesso a file esterni.

Per creare un gruppo con Bizmaker® Event Manager è sufficiente cliccare su Gruppi, creare un nuovo gruppo, dargli un nome e una descrizione. A questo punto aggiungi i contatti a questo gruppo utilizzando il pulsante indicato dalla freccia nell’immagine qui sotto.

Una volta formato il gruppo puoi inviare delle email personalizzate di invito ai membri del gruppo. Vediamo come.

Inviare email personalizzate di invito

Uno dei passaggi più delicati dell’organizzazione di un evento è la gestione del tempo: decisa la data dell’evento, inizia un conto alla rovescia in cui ogni istante è prezioso. Per assicurarti che gli invitati partecipino all’evento dovrai essere sicuro che le persone si segnino l’appuntamento nel loro calendario al più presto.

Il tuo evento sarà sufficientemente interessante per farsi spazio nell’agenda di ciascun partecipante, a scapito di altri impegni di lavoro, famiglia, visite mediche, viaggi, eccetera? Comunque sia, una delle cose più efficaci sono le comunicazioni precise e tempestive. La prima cosa da fare quindi è comunicare prima possibile data, luogo e obiettivo dell’evento (in inglese save the date). Il mezzo migliore è inviare una email senza aspettare che tutti i dettagli dell’evento siano definiti.

Con Bizmaker® Event Manager puoi comporre e inviare email in modo guidato passo passo ed ottenere messaggi personalizzati, per un invio singolo o di gruppo Ecco la sequenza per immagini.
1. Scrivi il messaggio omettendo l’indirizzo di saluto utilizzando il modulo Comunicazioni.

2. Individua poi la lista dei destinatari con una delle modalità indicate in questo articolo.
3. Controlla nome per nome come appare – in anteprima – il messaggio personalizzato di saluto che Event Manager ha preparato per te (puoi anche personalizzare il messaggio di saluto).

4. A questo punto puoi inviare il messaggio personalizzato così ottenuto a un singolo contatto oppure mandarlo all’intera lista, con i rispettivi pulsanti evidenziati dalla freccia nell’immagine sottostante.

5. Al termine troverai poi l’attività registrata nel pannello delle Comunicazioni Inviate.

Gli evidenti vantaggi della funzione di invio email personalizzate sono

• non devi esportare nomi ed email per importarli in un servizio esterno
• risparmi tempo perché non devi comporre manualmente le email
• tutto viene gestito e archiviato all’interno del software per eventi Bizmaker® Event Manager.

Gestire gli accrediti

Finalmente arriva il giorno dell’evento ed è il momento di accogliere gli ospiti. Con Bizmaker® Event Manager ottieni in un istante la lista dei partecipanti e puoi accreditare gli ospiti mano a mano che arrivano ottenendo i risultati statistici su presenti e assenti.
Se l’evento è a pagamento puoi gestire anche la quota di partecipazione.

Gestire le pubbliche relazioni con un software per eventi

Cosa accade se qualcuno fa una richiesta particolare non prevista durante l’evento? È il caso di accontentarlo o no? Come assegnare i posti a sedere? Come riconoscere le persone che non si conoscono? Non è il caso ad esempio di far sedere una signora distante dal suo accompagnatore. Ma come riconoscerli come coppia?
Gestire le pubbliche relazioni durante l’evento ti aiuterà ad aumentare il coinvolgimento e la soddisfazione dei partecipanti e Bizmaker® Event Manager ti aiuta con la funzione Relazioni.

In Bizmaker® Event manager puoi collegare due nomi e indicare il tipo di relazione, ad esempio marito e moglie. Con la stessa funzione puoi indicare la relazione tra quel cliente nuovo appena acquisito dopo essere stato presentato da un cliente storico. Sono solo due esempi delle mille opportunità che si nascondono nelle reti sociali.

Una volta tracciata la relazione tra due persone, puoi navigare da un contatto all’altro e visualizzare le informazioni utili, ad esempio, per l’assegnazione dei posti o, dopo l’evento, per ricordare la trama delle reti sociali che vive nel gruppo dei partecipanti.

Pre-assegnare i partecipanti al tavolo o alla sotto-sessione

Un evento può avere dei sotto elementi: è il caso di sessioni in cui si discutono argomenti diversi da quello in plenaria ma anche tavoli ad una cena con posto a sedere preassegnato; in questo secondo caso possiamo considerare ogni singolo tavolo come un sotto elemento dell’evento al quale far sedere un numero di partecipanti corrispondente al numero di posti disponibili a quel tavolo.

Con Bizmaker® Event Manager puoi creare un numero indefinito di sessioni o tavoli per ciascun evento e indicare quanti posti sono disponibili per quella sessione o quel tavolo.

Come puoi vedere dall’immagine qui sopra, mano a mano che associ ciascun partecipante ad una sessione, si svuota progressivamente la lista di destra (con sfondo arancione) che contiene i partecipanti non assegnati ad alcuna sessione.
In qualsiasi momento puoi stampare un report sugli iscritti a ciascuna sessione. L’evidente vantaggio di questa funzione è che puoi effettuare cambiamenti fino all’ultimo minuto sulla base degli eventuali imprevisti, come le cancellazioni (in inglese no show).

Gestire la chiamata telefonica

Un tempo la chiamata telefonica era il modo tradizionale per raccogliere l’adesione ad un evento. Oggi, in tempi di moduli online, la chiamata telefonica è un modo per dare importanza all’invitato e di non farlo sentire un numero. Puoi inoltre raccogliere molte informazioni in merito al suo interesse e alla sua motivazione a partecipare all’evento. È opportuno quindi tenere traccia di data ed ora della telefonata e degli elementi salienti del dialogo.

Questa è una funzione tipica di un CRM. In Bizmaker® CRM puoi utilizzare la funzione Attività per questo scopo. Non mi addentro in questo articolo nelle funzioni di Bizmaker® CRM se non per richiamarne brevemente l’utilità per la gestione degli eventi.

Con il modulo Comunicazioni puoi predisporre – se lo desideri – la traccia della telefonata (un tempo si chiamava script), come illustrato in questa immagine.

Poi crea una nuova Attività ed esegui la telefonata: potrai registrare gli appunti del dialogo, pianificare un’attività successiva in una scadenza particolare e trovarla riordinata nelle attività da fare oggi, questa settimana o la prossima settimana. Con il campo stato puoi anche registrare sinteticamente l’esito della telefonata: fatto, da fare, successo, annullato, negativo, non risposto, eccetera.

Integrazione tra Bizmaker® CRM e Bizmaker® Event Manager.

Bizmaker® CRM e Bizmaker® Event Manager sono due software progettati in modo indipendente l’uno dall’altro. Tuttavia, dato che sono entrambi basati piattaforma Claris FileMaker, è possibile integrarli tra loro senza dover riscrivere tutto il codice. Questo è un esempio di riutilizzazione del codice FileMaker ed è una delle dimostrazioni per cui l’investimento nella piattaforma Claris genera un crescente ritorno sull’investimento mano a mano che la si utilizza.

Ma non è finita qui, perché sta per arrivare una ghiotta novità: Claris Studio.

Ricevere registrazioni all’evento direttamente dal web: Claris Studio

In questa seconda parte dell’articolo dedicato a “Software per eventi” ho descritto dei flussi di lavoro in cui gli invitati sono già presenti in Bizmaker® CRM o Bizmaker® Event Manager. Cosa accade invece quando l’evento è aperto al pubblico e l’obiettivo dell’organizzatore è ricevere le iscrizioni tramite un modulo compilato dagli stessi partecipanti?
Finora si dovevano utilizzare servizi online, scaricare la lista dei partecipanti e importarla poi in FileMaker. In altre parole finora non era possibile offrire ad utenti anonimi l’accesso a FileMaker in modo pratico e veloce.

Ora invece sta per arrivare Claris Studio.
Con Claris Studio potrai pubblicare un modulo di registrazione sul web in modo che chiunque possa registrarsi all’evento. La notizia spettacolare è che questo modulo è collegato direttamente ad un database FileMaker. Tu, quindi, organizzatore, otterrai la lista dei partecipanti direttamente nel tuo database FileMaker senza dover digitare nessun dato e potrai poi gestirla come preferisci: confrontarla con liste esistenti, inserirla in Bizmaker® CRM o in Bizmaker® Event Manager.
Il prossimo lancio di Claris Studio è stato annunciato lo scorso 26 aprile in questo webinar (in inglese) ed è la notizia che serviva per integrare i software per eventi della piattaforma Claris.

Conclusione: tanti software o un solo software per eventi?

Concludo: fin qui ho voluto analizzare alcuni flussi di lavoro nella gestione degli eventi e trattare come possono essere gestiti con software per eventi basati sulla piattaforma Claris FileMaker.
Significa che occorre saltare da un software ad un altro? La risposta è no, non necessariamente, non per sempre.
Infatti, in qualsiasi momento, è possibile integrare le funzioni di software diversi in un solo ambiente, partendo dalla condivisione degli stessi dati ed evitando funzioni ridondanti.
Ad esempio, sto per rilasciare una versione di Bizmaker® Event Manager che si integri in Bizmaker® CRM in modo da condividere gli stessi contatti. Bizmaker® CRM fornirà tutte le funzioni di gestione delle relazioni mentre Bizmaker® Event Manager fornirà le funzioni di gestione dell’evento.
Otterrai così un software per eventi integrato in un CRM. Se vuoi approfondire prenota ora una dimostrazione di Bizmaker® Event Manager.