In questo articolo descrivo alcuni vantaggi e caratteristiche di Claris FileMaker Server con taglio più divulgativo che tecnico. L’articolo è rivolto in particolare a chi già utilizza Claris FileMaker Pro ed ha l’esigenza di condividere dei dati in modo sicuro nella propria rete locale. Inserirò dei collegamenti per chi desidera approfondire gli aspetti tecnici di FileMaker Server.
Gli argomenti di questo articolo sono:
- Cos’è Claris FileMaker Server;
- Qual è la differenza tra FileMaker Pro e FileMaker Server;
- Vantaggi di FileMaker Server per chi già utilizza FileMaker Pro;
- Per approfondire: i requisiti hardware e software.
Prima di iniziare un breve glossario con la spiegazione delle parole usate in questo articolo.
Le parole usate in questo articolo
App o database Filemaker
Un database FileMaker è un insieme di dati con delle funzioni logiche che facilitano all’utente l’inserimento e la gestione dei dati. Recentemente si utilizza di più la parola app FileMaker per evidenziare che i database FileMaker girano anche su dispositivi mobili (iOs, come iPhone e iPad) e sul web. Da notare che, a differenza di un foglio di lavoro o di un documento di testo, i database FileMaker Pro proteggono la struttura logica da chi modifica i dati. In altre parole, mentre in un foglio di lavoro potrei inavvertitamente cancellare sia i dati che le formule, in FileMaker Pro sono in grado di cancellare dei dati – se sono autorizzato – ma non posso modificare le formule e la struttura logica dei dati, a meno che io non sia lo sviluppatore.
Client-server
È un doppio termine tecnico per indicare rispettivamente il computer di un utente (client) che si collega ad computer centrale (server). Il server è una macchina piuttosto potente che offre dati e servizi a molti client e tipicamente è molto ben protetta da accessi non autorizzati ed è dotata di robusti programmi per archiviare delle copie di sicurezza di tutti i dati.
On premise
On premise significa sul posto e, concretamente, si intende che il server che ospita i dati sta fisicamente in azienda o presso gli uffici dell’organizzazione. Il contrario di on premise è cloud: in questo caso il server sta in un luogo imprecisato ma costantemente accessibile via internet.
Claris FileMaker Admin Console
L’admin console di Claris FileMaker Server è semplicemente il posto dove controlli tutte le funzioni di FileMaker Server. Nell’immagine qui sopra (fornita da un cliente), sulla destra, puoi notare che FileMaker Server è in funzione, puoi arrestare il server database, ovvero interrompere il servizio, verificare la versione di FileMaker Server (in questa schermata la 19.1.2.234). Altre funzioni ti consentono di verificare quali sono gli utenti collegati o verificare il percorso delle cartelle che ospitano i databaser FileMaker.
Cos’è Claris FileMaker Server
Claris FileMaker Server è un software che permette di condividere in rete locale un database FileMaker Pro: in questo modo più persone possono accedere contemporaneamente e modificare diverse porzioni di dati. Un utente potrebbe modificare la partita iva di un cliente mentre un altro utente carica un ordine per lo stesso cliente. Evidentemente non è possibile modificare lo stesso dato contemporaneamente. Né tecnicamente né logicamente due utenti possono modificare lo stesso indirizzo postale, ad esempio. Il software darà la priorità a chi è arrivato prima.
Claris FileMaker Server è testato per permettere l’accesso fino a 500 utenti FileMaker Pro contemporaneamente. Claris FileMaker Server è disponibile a partire da 5 utenti (non è possibile avere licenze per 3 o 4 utenti).
Qual è la differenza tra FileMaker Pro e FileMaker Server
FileMaker Pro è pensato per l’utilizzo individuale: pensiamo ad un elenco di articoli, di clienti o di colleghi. Una volta chiuso il database FileMaker Pro, chiusa l’applicazione FileMaker Pro e spento il computer, nessuno potrà accedere a quei dati, a meno di riavviare il computer, riavviare FileMaker Pro e riaprire il nostro elenco. Se l’utente in questione perde il computer o lo rompe, perde anche i databaser FileMaker e quindi anche i dati in essi contenuti. A meno che non abbia effettuato delle copie di sicurezza su un disco esterno.
FileMaker Server è invece un’applicazione server: si installa in una macchina server, che normalmente sta accesa tutto il giorno, a volte anche tutta la notte, e tiene aperti i database FileMaker Pro per tutti gli utenti che hanno le credenziali di accesso e che accedono tramite rete locale. Gli utenti accendono il proprio computer, avviano FileMaker Pro e si collegano, in rete locale, ai database FileMaker ospitati nel server. Con opportuna configurazione, è possibile collegarsi a FileMaker Server anche da remoto, esempio da casa (pensiamo al telelavoro). Se, fatalità, ad uno degli utenti si rompesse il computer, glielo rubassero o subisse un attacco informatico, i database FileMaker sarebbero al sicuro nel server senza conseguenze. Se il server subisce un attacco, si incendia, si rompe o capitano altre malaugurate sciagure, il responsabile informatico dovrebbe poter ripristinare i dati da copie di sicurezza effettuate altrove (ad esempio su Dropbox, come spiego oltre).
Vantaggi di FileMaker Server per chi utilizza FileMaker Pro
Il vantaggio essenziale di FileMaker Server è poter condividere i dati tra più utenti contemporaneamente da diverse postazioni collegate in rete locale. Pensiamo ad esempio ad uno stabilimento in cui vi siano dei controlli alle merci in ingresso: un utente potrebbe – tramite un iPad – collegarsi al database degli ordini ospitato in FileMaker Server e spuntare la conformità delle merci in ingresso. Il dato sarebbe immediatamente disponibile per la contabilità nell’ufficio amministrativo, per il magazzino e per l’ufficio della produzione che saprebbe immediatamente quali sono i materiali o gli articoli arrivati.
In un ufficio commerciale, o da remoto, un agente potrebbe collegarsi a FileMaker Server, caricare degli ordini, inserire dei nuovi clienti magari nella tarda serata, e questi ordini e clienti sarebbero già disponibili ai colleghi. Analogamente un capo area o un direttore vendite potrebbe visionare i dati di vendita in qualsiasi momento collegandosi al database delle vendite.
Dopo aver parlato dei vantaggi per l’organizzazione, veniamo ad un paio di caratteristiche tecniche di FileMaker Server che possono essere interessanti per i responsabili dell’infrastruttura informatica che devono occuparsi, come accennato prima, della sicurezza dei dati e delle copie di sicurezza.
Claris FileMaker Server permette di programmare delle copie di sicurezza periodiche automatiche: nell’immagine fornita da un nostro cliente, il responsabile IT ha impostato due programmi quotidiani che si attivano all’una di notte. Il primo programma effettua una copia di sicurezza di tutti i database su un secondo disco esterno collegato alla macchina server. Un secondo programma effettua una seconda copia su una cartella sincronizzata con Dropbox: in questo caso, anche se un guasto rovinasse contemporaneamente la macchina server e il disco di backup, i database FileMaker sarebbero al sicuro in una cartella Dropbox.
Naturalmente è disponibile un cruscotto (immagine qui sopra) che mostra lo stato del sistema e quanti utenti sono collegati con le diverse versioni. Sono indicati FileMaker Pro, ovvero la versione per computer desktop, FileMaker Go, per dispositivi mobili, FileMaker Webdirect, per connessioni via browser. In basso a sinistra è visibile lo spazio su disco occupato (in questo caso 7%) e sulla destra il grafico di utilizzo della CPU.
Per approfondire: requisiti hardware e software di Claris FileMaker Server 19
In questa sezione offro dei collegamenti per verificare su quali server è possibile installare Claris FileMaker Server e quali sono i sistemi operativi che lo supportano.
Sistemi operativi che supportano Claris FileMaker Server
Requisiti hardware per Claris FileMaker Server (in inglese, scorri fino a trovare Hardware requirements)
Confronto tecnico tra FileMaker Server e FileMaker Cloud (in inglese)
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Foto: Sebastiaan Ter Burg.