Come progettare un evento efficace di fund raising? È possibile misurarne il ritorno sull’investimento (ROI)?
Come progettare un evento efficace: descrizione di un caso pratico
In questo post descriviamo il caso pratico (o business case) di una consulenza svolta per una organizzazione non-profit. L’obiettivo della consulenza era rendere più efficiente l’attività di raccolta fondi (fund raising) a favore delle attività di cooperazione internazionale.
Per comprendere meglio la descrizione del caso pratico evidenziamone subito alcune caratteristiche:
- la durata;
- il budget;
- i vincoli.
La durata dell’intervento: l’intervento si è svolto lungo un arco di tempo pluriennale; il budget disponibile era zero; c’era inoltre il vincolo di utilizzare solamente personale volontario, quindi non retribuito.
Questi vincoli hanno stimolato a realizzare iniziative che portassero valore ai partecipanti con un utilizzo efficiente delle risorse. Come spiegato qui sopra, non c’è stato investimento di denaro: abbiamo considerato come valore dell’investimento il tempo donato dai volontari.
Descriveremo quindi il caso in 4 punti:
1. Situazione iniziale: calo delle donazioni causa crisi economica
Una organizzazione non profit attiva in progetti di cooperazione internazionale (Fondazione AVSI) raccoglie una importante parte dei propri fondi tramite donazioni dirette di privati, aziende, fondazioni. Qualche anno fa venne riscontrato un calo delle donazioni private dovuto alla crisi economica. Era tuttavia necessario invertire la tendenza, aumentare il flusso delle donazioni intercettando nuovi donatori e mantenendo i donatori esistenti.
Osservando l’esigenza iniziale da un punto di vista di marketing, è una operazione simile al mantenimento dei clienti esistenti e all’acquisizione di nuovi clienti per compensare i clienti persi.
Il vincolo principale era semplicemente fare tutto a budget zero, per evitare di togliere fondi alle attività istituzionali, che era e resta aiutare le persone in stato di bisogno. Il secondo vincolo era di ampliare la rete di volontari che collaborassero all’organizzazione prestando la propria opera a titolo gratuito.
Un terzo vincolo, conseguente, era di motivare i volontari ad operare in via continuativa, dato che anch’essi donano parte del loro tempo libero, ritagliato faticosamente tra famiglia e lavoro.
Per motivare i volontari era necessario dimostrare che il loro tempo, prezioso e donato gratuitamente, non veniva sperperato in iniziative poco efficaci ma dava i frutti sperati.
2. Intervento: gli eventi creano valore
Abbiamo deciso di operare tramite l’organizzazione di eventi. Per evitare il vincolo dei costi fissi, abbiamo scelto un evento-cena da svolgersi annualmente, che avesse un punto di pareggio molto basso e costi fissi quasi irrilevanti.
L’obiettivo dell’evento non era solamente raccogliere fondi ma far diventare i donatori stessi promotori a loro volta, in modo da coinvolgere la loro rete di colleghi, familiari, amici.
L’evento doveva diventare quindi non solo un mezzo di raccolta fondi ma l’evento istituzionale dell’anno, che permettesse ai volontari attivi di riconoscersi nell’iniziativa e trasferire il loro entusiasmo ad altri potenziali donatori.
L’obiettivo di medio termine era invece la costruzione di una relazione stabile sul territorio con donatori attuali, potenziali e occasionali, in modo da coinvolgerli sempre di più. Si è puntato inoltre a coinvolgere grandi donatori, come aziende e fondazioni, che potessero destinare budget consistenti.
Digitalizzazione dei processi: Bizmaker® CRM con modulo Bizmaker® Event Manager
Bizmaker® ha sviluppato un software, Bizmaker® CRM che permette di gestire in modo centralizzato donatori e partecipanti. Il software misura le performances delle diverse iniziative e gestisce agevolmente alcuni colli di bottiglia come la fase di accredito agli eventi ed il flusso delle iscrizioni che tende a intensificarsi sotto data.
Di recente Bizmaker® CRM è stato installato in un server cloud (un server accessibile da remoto 24 ore al giorno) e permette ai volontari l’accesso ai dati in modalità remota e nelle fasce orarie in cui sono effettivamente disponibili. È stata azzerata quindi la creazione e distribuzione di documenti cartacei o elettronici.
Metodologia Bizmaker® per progettare eventi efficaci
Parallelamente, abbiamo sviluppato ed implementato la metodologia Bizmaker® per progettare eventi efficaci e misurare il ritorno sull’investimento (ROI) dell’evento.
In questo caso il valore dell’investimento non è in denaro, come già specifcato, ma in tempo: le ore/uomo dei volontari.
Di anno in anno vengono sono state identificate le procedure più valide, che sono state via via migliorate.
Per ogni evento viene impostata una scaletta dettagliata. Il contenuto centrale dell’evento è la comunicazione ai partecipanti di come vengono spesi i soldi donati e dei nuovi progetti per cui si richiede di rinnovare la donazione.
Member get member, ovvero i donatori diventano influencer
Agli eventi partecipano sempre gli operatori della ONG che lavorano sul campo (Africa, Medioriente, America del Sud). Essi illustrano l’avanzamento dei progetti con la loro testimonianza diretta, spesso dopo recenti viaggi sul campo.
Per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti vengono realizzate durante l’evento foto professionali. L’immediata condivisione dopo l’evento stimola il passaparola. Anche il fotografo professionale opera con lo stesso spirito, gratuitamente. Viene realizzato un blog per la comunicazione delle attività utilizzando una piattaforma gratuita.
Per il servizio di mailing elettronico viene utilizzato Bizmaker® CRM che ha una funzione apposita.
3. Risultato: inversione di tendenza e donazioni in costante crescita
Il primo risultato che si può osservare guardando la serie storica dei risultati è la crescita costante del flusso delle donazioni, anche a fronte di oscillazioni del ricavo netto dell’evento-cena.
Vengono acquisiti nuovi donatori, sia privati che aziende e fondazioni. Soprattutto grazie ai grandi donatori il flusso delle donazioni è in costante aumento.
Grazie alla metodologia Bizmaker® per progettare eventi efficaci e alla digitalizzazione dei processi vengono raccolti molti dati che permettono una più agevole pianificazione dell’evento l’anno successivo.
Questi strumenti permettono di anno in anno di prevedere con sempre maggiore precisione il flusso dei partecipanti e le risorse necessarie all’organizzazione. Misurando il tempo dedicato dai volontari all’organizzazione dell’evento, è stato possibile migliorare di anno in anno il ritorno sull’investimento di tempo e gratificare i volontari mostrando loro l’importanza del loro tempo.
La consulenza Bizmaker® viene prestata gratuitamente, e così tutti i ricavi vengono destinati ai progetti di Fondazione AVSI.
4. Testimonianze
Concludiamo la descrizione di questo caso pratico con la testimonianza di Lorenzo Franchi, Community Engagement Manager di Fondazione AVSI, e di Paolo Piovesan, CFO di Bettersilver S.p.A.
Lorenzo Franchi, Community Engagement Manager, Fondazione AVSI
Mi colpiscono tre cose di questa iniziativa.
Lorenzo Franchi – Community Engagement Manager @ Fondazione AVSI
1) L’evento (partecipazione media 150 persone) ha la capacità, per come è pensato e costruito, di rilanciare e coinvolgere i volontari nella creazione di altre iniziative: crea così una sorta di effetto moltiplicatore.
2) gli strumenti sviluppati permettono di seguire e controllare le diverse fasi dell’iniziativa, gestirne i flussi di lavoro. È possibile progettare l’evento in modo efficace, misurarne il ROI e stimolare la crescita del coinvolgimento delle persone.
3) La capacità che ha la cena di creare relazioni con diversi attori del mondo privato profit, con l’obiettivo di una loro fidelizzazione a supporto delle attività istituzionali di Fondazione AVSI.
Paolo Piovesan, CFO, Bettersilver S.p.A.
Grazie all’applicazione Bizmaker® CRM si sono ottenuti molteplici benefici. Il primo è il superamento delle difficoltà organizzative collegate all’impossibilità di avere una base dati unica e fruibile contemporaneamente da più persone.
Infatti la realizzazione di un evento comportava innanzitutto la difficoltà di condividere informazioni fra i volontari che raccoglievano adesioni, che promuovevano l’evento, che si occupavano della contabilizzazione delle quote incassate: ciò comportava confusione, possibilità di errori in termini di numero di adesioni o peggio ancora di valori incassati.
Il secondo è collegato alla riduzione drastica del tempo dedicato ad aspetti contabili, in virtù di una contabilizzazione immediata del dato, in grado poi di essere riepilogato facilmente, e di permettere qualsiasi riscontro successivo.L‘utilità si è palesata in particolare proprio nel momento cardine della realizzazione dell’evento, in quanto grazie alla sempllicità di utilizzo dell’applicazione – con una minima formazione – qualsiasi volontario era in grado di registrare l’arrivo di un ospite, indirizzarlo al suo tavolo dopo aver verificato la corretta iscrizione e incasso della quota.
Può sembrare tutto elementare, ma se il numero di invitati supera le 150 unità e l’accoglienza si deve svolgere in mezz’ora, ogni singolo dato deve essere semplice da ottenere e fornire per evitare code all’accredito. Con Bizmaker® CRM è più facile progettare e realizzare eventi efficaci.
Paolo Piovesan, CFO, Bettersilver S.p.A.
Photo: Glenn Batuyong @ Flickr, Giuliano De Martin, Claudio Tadiotto.